Vonage로의 전환 이후 신뢰성, 유연성 및 비용 절감 효과를 얻게 된 라틴 아메리칸 유스 센터

1960년대 후반 미국 워싱턴 D.C.에서 설립된 라틴 아메리칸 유스 센터(LAYC)는 저소득층 청소년 지원에 앞장서는 대표적인 단체로 미 전역에 잘 알려져 있습니다. 단체에 소속된 200명의 직원과 자원 봉사자들은 워싱턴 D.C., 메릴랜드 주 프린스 조지 카운티와 몽고메리 카운티 내 청소년 센터, 학교별 단체, 공립 차터 스쿨을 통해 매년 5,000명이 넘는 청소년 및 청년(14 - 24세)과 그 가족을 돕고 있습니다.

LAYC와 20년 넘게 함께 해온 IT 디렉터 Jose Diaz는 LAYC의 활동은 기본적인 사회 복지 서비스 수준을 넘어선 것으로, Latin American Montessori Bilingual(LAMB), 실무 기술을 배울 수 있는 전문 직업 훈련 기관인 YouthBuild, 영어가 유창하지 않은 미국 이민자를 주 대상으로 GED 수업을 진행하는 Next Step 차터 스쿨 등 여러 공립 차터 스쿨을 세웠다고 소개했습니다.

Diaz는 “청년들에게 기술 및 의료 보조 업무를 가르치고 자격증을 발급하는 커리어 아카데미(Career Academy) 과정도 만들었습니다. 이 과정을 수료하면 'A Plus to Network Plus'라는 IT 자격증을 받을 수 있습니다."라고 덧붙여 설명했습니다.

현재 LAYC는 4곳의 주요 본부를 비롯하여 파트너 학교와 단체 내에 수십 개 서비스 지부를 운영하고 있습니다. LAYC의 기본 원칙은 "모든 청소년과 청년들이 자신의 꿈을 쫓고 목표를 달성하며 목적, 관계, 사회적 기여, 즐거움의 삶을 영위할 수 있는 스킬과 자신감을 얻을 수 있는 미래 사회를 지향"하는 것입니다.

Vonage Business Communications로의 전환을 통한 삶의 질과 가치의 향상

LAYC는 오랫 동안 전화, 팩스 이용을 위해 자체 아날로그 통신선을 사용해 왔습니다. 이 시스템은 비효율적이고 비용도 많이 들었으며 조직의 활동 범위 확대에 필요한 확장성을 갖추지 못했습니다. “새 전화를 추가해야 하는 경우 업체 직원이 실제로 사무실을 방문해야 했습니다. 담당자는 통신실에 들어가 통신선을 설치하고 작동 여부를 확인하는 등 번거로운 작업을 해야 했습니다. 작업 비용은 LAYC 부담이었으며 설치 시간도 최소 2시간이 걸렸습니다."라고 당시 상황을 설명했습니다.

전화 통신 시스템과 지원 비용에 대한 부담이 너무 컸습니다. 새로운 직원이 오거나 기존 직원이 부서를 옮길 때마다 새로운 통신선을 추가하거나 기존 통신선을 옮겨야 했으며 이를 위해 작업자가 사무실을 직접 방문해야 했습니다. Diaz는 클라우드 기반 IP 전화 통신 시스템의 이점을 조사했으며 LAYC가 클라우드 솔루션을 제공하는 여러 기업과 옵션을 검토한 결과, Vonage Business Communications(VBC)를 최종적으로 선택했습니다.

Diaz는 “많은 기업 사례를 확인하고 IP 전화 통신 기술에 대해서도 많은 정보를 알아본 결과 Vonage가 우리에게 필요한 모든 요건을 갖추고 있었습니다. 시스템을 직접 관리할 수 있다는 점이 무엇보다 매력적이었습니다. 전화기를 어디나 자유롭게 갖고 다닐 수도 있고 사용자 등 정보를 변경하기도 쉽습니다. Vonage 시스템은 우리가 찾고 있던 관리 기능을 제공했습니다. 이제 무언가 작업이 필요할 때마다 서비스 담당자를 부르지 않아도 됩니다."라고 말했습니다.

Diaz는 Vonage의 요금제가 매력적이라는 점도 언급했습니다. “Vonage 이전에는 서비스 비용을 너무 많이 지출했는데 이제는 새로운 기술을 더 나은 가격 조건으로 이용하고 있습니다. 이전 통신 업체의 경우 비용 내역을 이해하기 어려웠습니다. 업체 포털에서 청구 내역을 확인해 보면 어떤 달은 청구 금액이 많고 어떤 달은 적었습니다. 정확하게 이해가 되지 않는 청구 항목도 많았습니다. Vonage는 우리가 사용하는 90회선에 대해 매월 고정 요금을 청구한다는 점이 맘에 들고 Vonage를 이용하면서 비용 금액도 정말 많이 줄어들었습니다.”

자유로운 재택 근무를 지원하는 VBC

VBC로의 전환으로 LAYC가 얻을 수 있는 또 다른 큰 이점은 직원들이 가정을 비롯한 어디서나 VBC 모바일 앱으로 업무를 처리할 수 있다는 것입니다. LAYC 직원은 데스크탑 앱과 모바일 앱을 사용하여 추가 비용 없이 전화를 걸고 받을 수 있습니다. 이러한 기능은 COVID-19 상황에서 사무실을 폐쇄해야 했던 LAYC 입장에서 특히 큰 이점이었습니다.

“팬데믹 상황이 발생했지만 휴대폰 앱이 시스템에 연결되어 어느 누구도 전화를 받지 못하는 일은 일어나지 않았습니다. 사무실로 전화가 오면 담당자 휴대 전화로 자동 연결되어 아무런 문제 없이 업무를 처리할 수 있었습니다. 정말 많은 도움을 받았습니다."

간편한 설정과 사용 방법

Diaz는 VBC 시스템의 간편성으로 인해 LAYC가 Vonage에 도움을 받지 않아도 된다는 사실에 특히 만족해 하고 있습니다. “2년 간 Vonage를 사용해 오면서 Vonage에 한 번밖에 전화를 하지 않았습니다. 전화는 곧바로 연결되었으며 기술자로부터 필요한 도움을 즉시 받을 수 있었습니다.

Vonage 전화 시스템은 구현 방법이 매우 간단하며 시스템을 구현한 후 설정 단계만 마치면 그 다음에는 아무런 신경도 쓰지 않아도 됩니다. 모든 기능이 원활하게 작동하기 때문입니다. 정말 만족스러운 시스템입니다."