Vonage Business Communications으로 시간과 비용을 절약하게 된 Rosen Law Firm

비즈니스 커뮤니케이션 사례 연구: Rosen Law Firm

Rosen Law Firm은 오래된 시스템으로 인해 매년 높은 솔루션 비용을 지불해야 했습니다. 해당 솔루션은 유연하지 못한 특성과 함께 필요한 기능을 제공하지도 못했습니다. 클라우드 호스팅 Vonage Business Communications 솔루션은 통화 녹음과 같은 강력한 기능을 비롯하여 직원들을 동원하여 일상 업무 및 교육 효율성을 향상시키면서 비용을 절감하고 서비스와 지원을 동일한 월간 패키지로 통합할 수 있는 모바일 앱을 제공했습니다.

하루 동안의 통화 녹음으로 [기존 전화 서비스]를 1년 사용한 효과를 얻을 수 있습니다. 신입 상담원이 단 하루 근무로 상담 스킬을 향상시킬 수 있습니다.

Lee Rosen

Lee Rosen는 가족 경영 체제로 운영되는 미 노스캐롤라이나 소재 법률 회사로 주 전역에 사무실을 보유하고 있습니다. Rosen Law는 Vonage Business를 호스팅 전화 서비스 솔루션으로 사용하여 광대역 서비스가 제공되는 곳 어디서나 업무를 처리하고 있으며 고객들에게도 우수한 통화 품질을 제공하고 있습니다. Rosen Law Firm에 대한 자세한 정보는 www.rosen.com에서 확인할 수 있습니다.

IT 요구 감소와 클라우드 호스팅 비용 절감

Rosen Law는 몇 년 전까지만 해도 온프레미스 솔루션을 사용하고 있었습니다. 당시 Windows^® 서버는 IT 전문가 관련 비용, 공간 제약, 전기료, 시스템 변경에 따른 빈번한 번거로움 등 현장 설치에 따른 모든 문제를 안고 있었습니다. 회사는 시스템 변경을 위해 사무실을 방문하는 기술자에게 서버당 비용을 지불해야 했을 뿐만 아니라 전화 연결 비용과 완전히 별도로 전화 서비스 공급업체에 지원 비용을 지불해야 했습니다.

“Vonage Business를 이용하면서 모든 것이 깔끔해졌습니다. 항상 새로운 일이 발생하지만 추가 비용을 낼 필요가 없었습니다. 마치 매달 선물을 받는 것 같았습니다. 솔루션을 구입하고 계속 사용하다가 다시 새로운 솔루션을 구입하는 일을 반복해오던 대부분 직원에게 정말 경이로운 일이었습니다.”

간편한 포털 액세스로 유연성 향상

Rosen은 이전 솔루션에서 Vonage로 전환하는 과정이 완벽에 가까웠으며 서비스가 중단되지도 않았다고 말합니다. Vonage는 회의실에는 요금제 내선 번호를, 대부분의 직원 전화에는 무제한 내선 번호를 적용했으며 원격 근무자에게는 가상 내선 번호를 적용했습니다.

“내선 번호를 조정하는 데 1분 밖에 걸리지 않았습니다. 로그인처럼 쉬웠습니다. 변경 후 '확인'을 클릭하면 그것으로 끝이었습니다. 전체 설정도 몇 분 안에 변경할 수 있습니다.”

Rosen Law는 규모가 매우 작은 사무소인 만큼 Vonage Business 관리 업무가 사무 보조에게 위임되었습니다. 직원들이 내선 번호 사용자 지정 또는 기능 사용에 대해 의문을 갖게 되면 이 담당자가 다른 직원들에게 시스템에 대해 빠르고 쉽게 알려줄 수 있습니다.

“온라인 포털 사용이 온라인 게임을 하는 것만큼 쉽습니다. 담당자가 몇 분 안에 포털의 개념을 이해할 수 있으며 아무런 문제없이 포털을 운영할 수 있습니다.”

간편한 사용자 지정과 최고의 고객 지원

사용자 포털에 대한 교육을 받은 Rosen Law 직원들은 직접 로그인하여 자신의 보이스메일, “통화도 놓치지 않기” 설정 등을 매우 쉽게 변경할 수 있다는 사실을 알게 되었습니다. 복잡한 문제가 발생하면 고객 지원팀이 최종 사용자와 문제점을 이야기하고 문제를 해결하는 데 도움을 줍니다.

“고객 지원 담당자의 행동과 태도가 정말 만족스럽습니다. 사용자들에게 직접 문제를 설명하고 해결책을 찾는 데 도움을 줍니다. 문제 해결을 위해 우리가 직접 다른 공급업체에게 연락을 취해야 하는 반복적인 과정을 거치지 않아도 됩니다.”

이동성 향상으로 변호사의 업무 공간 확장

Rosen Law 사용자가 사무실에서 정기적으로 근무하는 경우는 드뭅니다. 변호사들은 외근이 많아 주로 카페나 법원에서 업무를 처리하며 이 때 모바일 앱과 소프트폰을 사용하여 연결을 유지합니다. 물론 이 경우 모바일 데이터 요금이 발생합니다.

교육의 편리성과 경제성을 향상시키는 통화 녹음 기능

Vonage Business로의 전환에 따른 Rosen Law의 가장 큰 차이점은 통신 비용을 절반 수준으로 낮출 수 있었다는 것입니다. Rosen Law는 '통화 녹음: 전사적 서비스'에도 가입했으며 신입 사원과 기존 직원을 대상으로 한 올바른 전화 통화 방법 교육에 활용하고 있습니다.

"회사 통화 녹음은 수익과 직결되는 기능입니다. 통화 내용을 듣고 직원들에게 조언을 제공하며 한 단계씩 발전할 수 있도록 감독함으로써 결과적으로 수익을 가져다 줍니다. 하루 동안의 통화 녹음으로 [기존 전화 서비스]를 1년 사용한 효과를 얻을 수 있습니다. 신입 상담원이 단 하루 근무로 상담 스킬을 향상시킬 수 있습니다."

전 세계 사무실 연결

Rosen Law는 지구 반대편에 있는 직원들과의 커뮤니케이션까지 관리할 수 있게 되었습니다. 전 세계를 무대로 활동하는 운영 전문가는 스페인, 알래스카, 아르헨티나, 이집트에서도 끊김 없이 명확하게 연결 상태를 유지할 수 있습니다. 또한 우수 인재를 영입하고 유지하는 데 있어서도 효과적입니다. Rosen의 선임 변호사가 다른 주로 이사를 갔지만 계속 연결 상태를 유지하면서 업무를 처리할 수 있었습니다. 이는 기존 전화 시스템으로는 불가능한 HR 기능이었습니다. 직원들이 개인적인 휴가를 떠나더라도 회사 운영이나 전문 역량에 영향을 미치지 않습니다.

결론적으로 Vonage는 비즈니스를 향상시킵니다.

Rosen Law는 전화 시스템 비용을 수백 달러 절감하는 것은 물론 보고 및 교육 기능 향상으로 직원 역량을 강화했으며 이동 시 기능 추가로 직원들이 개인적인 삶과 직장 생활의 균형을 이루는 데 도움을 주었습니다. “휴대폰으로 단순히 직장 밖에서 업무를 처리하는 것과 컴퓨터와 휴대폰 기능을 한 기기에 통합시켜 그 특별한 기능을 활용하는 것은 전혀 다른 일입니다. 마치 사무실에서 직접 일하는 것과 같은 경험을 제공합니다.”